Dein Shop, Dein Steuerberater, Deine Bank, Dein Mailserver, Dein Archiv – almdesk spricht mit ihnen in deren Sprache und macht daraus ein Gespräch statt zehn Klicks. Jede Verbindung läuft über eine saubere Pipeline, nicht über ein Plug-in-Feuerwerk.
Monats-Export als XML, mit Belegbildern.
Einmal im Monat auf „Exportieren" – almdesk erzeugt eine ZIP aus DATEV-XML und den dazugehörigen PDF/A-3-Belegen. Konten, Kostenstellen und Steuerschlüssel werden pro Mandant vorkonfiguriert, damit der Steuerberater nicht nachbuchen muss. Alternativ bekommt der Steuerberater einen eigenen Nutzer und zieht sich den Export selbst.
Zahlungslink auf jeder Rechnung, Abgleich über Webhooks.
Stripe-Account einmal verknüpfen, dann erscheint auf jeder Rechnung ein Pay-Link (Karte, SEPA, Klarna). Eingehende Zahlungen werden automatisch dem passenden Beleg zugeordnet, Teilzahlungen verbucht, offene Posten geschlossen. Gleicher Weg für das almdesk-Abonnement selbst: Trial, Plan-Wechsel, Kündigung laufen über das Stripe-Kundenportal.
Bestellungen holen, Belege zurückschreiben, Bestände syncen.
Admin-API-Zugang hinterlegen, fertig. Alle fünf Minuten prüft almdesk auf neue Bestellungen – jede Order wird entweder automatisch zur Rechnung oder landet als Entwurf im Eingang-Stapel. Bestände synchronisieren bidirektional, Storno und Teilretoure sauber, Credentials verschlüsselt und rotierbar.
Bankumsätze über PSD2 abholen, Treffer vorschlagen.
finAPI ist BaFin-lizensiert und spricht direkt mit den Banken (über 4.000 Institute in DACH, PSD2-Schnittstellen). almdesk zieht Umsätze, matcht sie per Betrag, IBAN und Buchungstext auf offene Rechnungen und schlägt den Treffer im Eingang-Stapel vor – Du bestätigst mit einem Klick. Kein manuelles CSV-Importieren, keine doppelten Buchungen.
Belege aus Deiner eigenen Adresse, nicht aus almdesk.io.
Beliebiger SMTP-Server mit TLS oder STARTTLS, oder OAuth-Flow für Google Workspace und Microsoft 365. Rechnungen, Mahnungen und Kontakt-Mails gehen aus Deiner Domain raus – nicht aus „@almdesk.io". Jeder Versand steht im Log, Bounces landen mit Wiedervorlage im Eingang-Stapel.
Belege liegen PDF/A-3 archiviert, GoBD-tauglich.
Standardmäßig speichert almdesk PDF/A-3 in einem managed S3-Bucket bei Hetzner. Wer lieber selbst hostet, hängt seinen eigenen S3- oder MinIO-Endpoint dran – Schlüssel liegen verschlüsselt, Pfadstruktur ist stabil und dokumentiert. Alle Belege sind jederzeit als ZIP exportierbar.
Beide Formate direkt im Beleg, kein Zusatzmodul.
Jede Rechnung entsteht wahlweise als hybride ZUGFeRD-PDF (EN 16931, PDF/A-3) oder als reines XRechnung-3.0-XML – pro Kunde oder pro Beleg entscheidbar. Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber ist Pflichtfeld, wo nötig. Passt zur B2B-Pflicht ab 2025 ohne Extrakosten.
Im Business-Tarif: dokumentierte REST-API mit API-Keys pro Mandant, Webhooks für die wichtigen Events (Rechnung erstellt, Zahlung eingegangen, Status geändert). Genug, um almdesk leise an Dein bestehendes System zu hängen.
API-Dokumentation anfragencurl -X POST https://api.almdesk.io/v1/invoices \
-H "Authorization: Bearer ${API_KEY}" \
-H "Content-Type: application/json" \
-d '{
"customer_id": "cust_8f42",
"items": [
{ "name": "Beratung", "qty": 4, "net": 240 }
],
"due_days": 14
}'Schreib uns, was Du anschließen willst. Wir priorisieren nach Nachfrage, nicht nach Roadmap-Farbe.