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Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13 und 14 DSGVO beim Besuch dieser Website und bei der Nutzung von almdesk.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen der Software almdesk ist:

almCode GmbH
Geschäftsführer: Benjamin Bergau
__TO-FILL-BY-BENJAMIN__ (Straße und Hausnummer)
__TO-FILL-BY-BENJAMIN__ (PLZ Ort)
Deutschland
E-Mail: bb@almcode.de

2. Hosting

Die Website und die Software almdesk werden auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, betrieben. Die Serverstandorte liegen in Deutschland (Nürnberg und Falkenstein). Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Server-Logs erhoben (IP-Adresse, Zeitpunkt, User-Agent, aufgerufene URL). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb). Die Logs werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht, sofern keine Sicherheitsvorfälle eine längere Speicherung erfordern.

3. Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, etwa für die Anmeldung und die Sitzungsverwaltung in almdesk. Diese Cookies sind für den Betrieb der Anwendung erforderlich und bedürfen keiner Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG).

Tracking-Cookies, Analyse-Tools oder Werbe-Pixel setzen wir nicht ein. Sollte sich das künftig ändern, holen wir vorher Deine Einwilligung über ein Consent-Banner ein.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Du uns per E-Mail oder Kontaktformular erreichst, verarbeiten wir die von Dir angegebenen Daten (Name, E-Mail, Anliegen), um Deine Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation). Wir speichern die Nachrichten so lange, wie es für die Bearbeitung nötig ist, längstens jedoch bis zum Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

5. Registrierung und Nutzung von almdesk

Bei der Registrierung und Nutzung von almdesk verarbeiten wir die Daten, die Du in der Anwendung einträgst oder die beim Betrieb anfallen: Account-Daten (Name, E-Mail, Passwort-Hash), Firmendaten, Kunden- und Belegdaten, Log-Daten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Nach Vertragsende werden sie innerhalb von 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (siehe Punkt 7).

6. Auftragsverarbeitung für unsere Kunden

Soweit unsere Kunden (z. B. Unternehmen, die almdesk einsetzen) personenbezogene Daten ihrer eigenen Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter in almdesk verarbeiten, sind wir Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. In dieser Konstellation bleibt der Kunde Verantwortlicher.

Mit jedem almdesk-Kunden schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Den AVV sowie die Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter stellen wir auf Anfrage an bb@almcode.de zur Verfügung.

7. Aufbewahrungsfristen (GoBD / Steuerrecht)

Für steuerlich relevante Belege, Rechnungen und Buchhaltungsdaten gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO und § 257 HGB. Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Rechtsgrundlage für die weitere Speicherung trotz Löschwunsch ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung).

8. Empfänger von Daten

Personenbezogene Daten geben wir nur an folgende Kategorien von Empfängern weiter:

  • Hosting-Dienstleister: Hetzner Online GmbH (Deutschland)
  • Zahlungsdienstleister für die Abwicklung von Abonnements (z. B. Stripe) — nur wenn Du kostenpflichtige Tarife abschließt
  • Steuerberater und Wirtschaftsprüfer im Rahmen gesetzlicher Pflichten
  • Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Eine Datenübermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR findet nur statt, wenn geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO vorliegen (z. B. EU-Standardvertrags­klauseln).

9. Deine Rechte

Du hast uns gegenüber folgende Rechte bezüglich Deiner personenbezogenen Daten:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Um eines dieser Rechte auszuüben, genügt eine formlose Nachricht an bb@almcode.de.

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, Dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde Deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder des mutmaßlichen Verstoßes. Eine Liste der deutschen Aufsichtsbehörden findest Du unter bfdi.bund.de.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitungsprozesse ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.