Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen der Software almdesk ist:

almCode GmbH
Geschäftsführer: Benjamin Bergau
Unterm Weinberg 19
91171 Greding
Deutschland
Telefon: +49 8662 4910028-0
E-Mail: team@almcode.de

2. Hosting

Hosting und Betrieb der Website und der Software almdesk liegen bei alpenHosting by almCode GmbH: almdesk wird betrieben von alpenHosting by almCode GmbH in einem deutschen Rechenzentrum (Nürnberg), mit Serverstandorten ausschließlich in Deutschland. Mit dem Betreiber des Rechenzentrums besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Seinen Namen teilen wir auf Anfrage an team@almcode.de mit. Weitere Unterauftragsverarbeiter stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter und im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Beim Aufruf der Website und von almdesk werden technisch notwendige Server-Logs erhoben: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse mit Art der Anfrage, Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer (die zuvor besuchte Seite, wenn Dein Browser sie mitschickt), User-Agent (Browser und Betriebssystem), Dauer der Anfrage und welcher unserer Dienste sie beantwortet hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb). Die Logs werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht, sofern keine Sicherheitsvorfälle eine längere Speicherung erfordern.

3. Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, etwa für die Anmeldung und die Sitzungsverwaltung in almdesk. Diese Cookies sind für den Betrieb der Anwendung erforderlich und bedürfen keiner Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Tracking-Cookies, Analyse-Tools oder Werbe-Pixel setzen wir nicht ein. Sollte sich das künftig ändern, holen wir vorher Deine Einwilligung über ein Consent-Banner ein.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Du uns per E-Mail erreichst, verarbeiten wir die von Dir angegebenen Daten (Name, E-Mail, Anliegen), um Deine Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation). Wir speichern die Nachrichten so lange, wie es für die Bearbeitung nötig ist, längstens jedoch bis zum Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Mails an unsere Adressen @almcode.de prüft zuerst der Spam- und Virenfilter der Hornetsecurity GmbH, Hannover, in unserem Auftrag auf Spam und Schadsoftware. Mails, die er für Spam oder gefährlich hält, weist er ab oder hält sie für eine begrenzte Zeit zurück; alle anderen stellt er in unser Postfach zu. Unsere E-Mail-Postfächer, auch das Mail-Archiv, betreibt alpenHosting by almCode GmbH in einem Rechenzentrum in Deutschland. Rechtsgrundlage für die Prüfung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer Mailverkehr ohne Spam, Schadsoftware und Betrugsversuche.

4a. Anfrageformular

Über das Anfrageformular kannst Du uns eine Anfrage schicken. Dabei verarbeiten wir Deinen Namen, Deine E-Mail-Adresse, das gewählte Thema und Deine Nachricht, um Deine Anfrage zu beantworten, dazu Deine Firma und Deine Telefonnummer, wenn Du sie angibst, und Deine Auswahl aus dem Konfigurator, wenn Du sie mitschickst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Deine Anfrage einen möglichen Vertrag mit uns betrifft (zum Beispiel Fragen zu Tarifen, Modulen oder zum Umstieg), sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Anfragen an uns zu beantworten. Pflichtfelder sind im Formular gekennzeichnet; ohne sie können wir die Anfrage nicht annehmen.

Die Website speichert Deine Anfrage nicht in einer Datenbank. Sie schickt sie als E-Mail an unser Postfach team@almcode.de; unsere Antwort geht an die E-Mail-Adresse, die Du angegeben hast. An diese Adresse schicken wir außerdem eine kurze Eingangsbestätigung, höchstens eine je Adresse in 24 Stunden. Sie enthält nur das Thema, den Zeitpunkt und eine Vorgangsnummer, nicht Deine Nachricht und nicht Deine übrigen Angaben. Hast Du die Anfrage nicht selbst gestellt, hat jemand Deine Adresse eingetragen; eine kurze Nachricht an team@almcode.de genügt, dann löschen wir die Anfrage.

Für den Versand nutzen wir unseren E-Mail-Versanddienst Postmark (ActiveCampaign, LLC, USA), der die Mails in unserem Auftrag zustellt. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertrags­klauseln (siehe Punkt 8). Von der Anfrage und von der Eingangsbestätigung geht je eine Kopie in unser Mail-Archiv (archiv@almdesk.io). Damit halten wir nachvollziehbar fest, welche Mails wir verschickt haben, und verlieren keine Anfrage, falls eine Mail im Postfach nicht ankommt. Rechtsgrundlage für das Archiv ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bevor Deine Anfrage in unserem Postfach ankommt, prüft sie unser Spam- und Virenfilter; mehr dazu und zum Betrieb unserer Postfächer unter Punkt 4.

Damit das Formular nicht für Spam oder für Mails an fremde Adressen missbraucht wird, verarbeiten wir beim Absenden kurzzeitig Deine IP-Adresse und einen Prüfwert (Hash) Deiner E-Mail-Adresse, nicht die Adresse selbst. Damit begrenzen wir, wie oft das Formular von einem Anschluss aus und für eine Adresse genutzt werden kann. Beides löschen wir automatisch nach spätestens 24 Stunden. Unabhängig davon steht Deine IP-Adresse wie bei jedem Aufruf der Website in den Server-Logs, die wir spätestens nach 14 Tagen löschen (siehe Punkt 2). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer Betrieb und der Schutz Dritter vor unerwünschten Mails. Für das Formular setzen wir keine Cookies, kein Captcha eines anderen Anbieters und kein Tracking ein.

Wie lange wir Anfragen aufbewahren: Eine feste Löschfrist für Anfragen in unserem Postfach und im Mail-Archiv haben wir noch nicht festgelegt; sobald sie steht, ergänzen wir sie hier. Bis dahin gilt: Wir bewahren eine Anfrage so lange auf, wie wir sie für die Bearbeitung und die Nachverfolgung unserer Kommunikation mit Dir brauchen. Führt die Anfrage zu einem Vertrag oder gehört sie zu einem Geschäft mit uns, bewahren wir sie als Geschäftsbrief sechs Jahre auf (siehe Punkt 7). Auf Deinen Wunsch löschen wir Deine Anfrage früher, im Postfach und im Archiv, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Der Versanddienst löscht Inhalt und Zustelldaten der Mails nach einer begrenzten Frist von selbst.

5. Registrierung und Nutzung von almdesk

Bei der Registrierung und Nutzung von almdesk verarbeiten wir die Daten, die Du in der Anwendung einträgst oder die beim Betrieb anfallen: Account-Daten (Name, E-Mail, Passwort-Hash), Firmendaten, Kunden- und Belegdaten, Log-Daten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Nach Vertragsende werden sie innerhalb von 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (siehe Punkt 7).

5a. Mails zu almdesk: Tipps und Neuigkeiten

Neben den Mails, die zu Deinem Vertrag und Deinem Zugang gehören (zum Beispiel Bestätigung der Adresse, Passwort, Hinweise zu Wartung und Sicherheit), schicken wir Dir während der Testphase einige Mails mit Tipps zum Einstieg und auch danach gelegentlich Neuigkeiten zu almdesk. Dafür verwenden wir Deinen Namen und die E-Mail-Adresse aus der Registrierung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, unsere Kunden über eigene, ähnliche Leistungen zu informieren (§ 7 Abs. 3 UWG).

6. Auftragsverarbeitung für unsere Kunden

Soweit unsere Kunden (z. B. Unternehmen, die almdesk einsetzen) personenbezogene Daten ihrer eigenen Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter in almdesk verarbeiten, sind wir Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. In dieser Konstellation bleibt der Kunde Verantwortlicher.

Nutzt Du das Modul Veranstaltungen, verarbeiten wir in Deinem Auftrag die Angaben Deiner Gäste: Name, E-Mail-Adresse und Telefon der buchenden Person sowie die Namen je Platz, auch von Begleitpersonen. In Deinem Auftrag versenden wir Bestätigungen mit Ticket-Codes und QR-Codes sowie Storno- und Absage-Mails. Zwölf Monate nach dem Termin leeren wir die Namen der Gäste sowie Mail und Telefon der buchenden Person; den Namen der buchenden Person behalten wir nur, wenn ein Beleg auf die Buchung verweist.

Den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bekommst Du auf Anfrage. Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter findest Du unter Unterauftragsverarbeiter; Anfragen und Fragen dazu beantworten wir unter team@almcode.de.

7. Aufbewahrungsfristen (GoBD / Steuerrecht)

Für steuerlich relevante Belege, Rechnungen und Buchhaltungsdaten gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO und § 257 HGB. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Rechtsgrundlage für die weitere Speicherung trotz Löschwunsch ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung).

8. Empfänger von Daten

Personenbezogene Daten geben wir nur an folgende Kategorien von Empfängern weiter:

• Betreiber des Rechenzentrums in Deutschland, in dem alpenHosting by almCode GmbH almdesk betreibt (Name auf Anfrage)
• E-Mail-Versanddienst mit Sitz in den USA für System-E-Mails (Registrierung, Einladung, Passwort) und für Anfragen über das Anfrageformular sowie für E-Mails an Deine Kunden (zum Beispiel Belege, Mahnungen, Bestell- und Buchungsbestätigungen), solange Du keinen eigenen Mailserver hinterlegt hast
• Betreiber des Rechenzentrums in Deutschland, in dem alpenHosting by almCode GmbH unsere E-Mail-Postfächer betreibt (Postfach für team@almcode.de, Archiv-Postfach; Name auf Anfrage)
• Spam- und Virenfilter mit Sitz in Deutschland (Hornetsecurity GmbH, Hannover) für unsere E-Mail-Adressen @almcode.de, auch für Anfragen über das Anfrageformular
• Zahlungsdienstleister für die Abwicklung von Abonnements (z. B. Stripe) — nur wenn Du kostenpflichtige Tarife abschließt
• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer im Rahmen gesetzlicher Pflichten
• Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Eine Datenübermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR findet nur statt, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind (Angemessenheitsbeschluss wie das EU-US Data Privacy Framework oder EU-Standardvertrags­klauseln). Das betrifft derzeit den E-Mail-Versanddienst und den Zahlungsdienstleister. Welche Dienstleister wir einsetzen, steht in der Liste der Unterauftragsverarbeiter.

9. Deine Rechte

Du hast uns gegenüber folgende Rechte bezüglich Deiner personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Um eines dieser Rechte auszuüben, genügt eine formlose Nachricht an team@almcode.de.

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, Dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde Deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder des mutmaßlichen Verstoßes. Eine Liste der deutschen Aufsichtsbehörden findest Du unter bfdi.bund.de.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitungsprozesse ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.