Modul · 6 €/Monat zzgl. MwSt.
almdesk bereitet die Mahnung vor. Du schickst sie los.
Für überfällige Rechnungen legt almdesk von selbst Mahnfälle an und stellt das passende Schreiben bereit; verschickt wird erst, wenn du klickst.
Das kann das Modul
Mahnfälle entstehen von selbst. Jede Stunde sieht almdesk nach, welche Rechnungen überfällig sind, und legt für jede einen Mahnfall in Stufe 1 an. Verschickt wird dabei nichts. Du kannst Rechnungen auch in der Belegliste markieren und die Mahnfälle selbst anlegen.
Eine Liste für alles, was offen ist. Kunde, Rechnung, offener Betrag, Tage überfällig, Stufe und das Datum der nächsten Hochstufung stehen nebeneinander. Die Liste zeigt bis zu 50 Fälle. Im Mahnfall selbst siehst du den Verlauf und daneben das Mahnschreiben als PDF, bevor es rausgeht.
Erinnern oder eskalieren. „Erinnern“ schickt das Schreiben der aktuellen Stufe als Mail mit PDF-Anhang. „Eskalieren“ hebt den Fall eine Stufe höher und schickt das Schreiben der neuen Stufe. Beides erst nach deiner Bestätigung.
Stufen nach deinen Regeln. Voreingestellt sind drei Stufen: nach 5, 14 und 28 Tagen, mit 0, 5 und 15 € Gebühr. Du kannst eine bis sieben Stufen einrichten, jede mit Tagen nach Fälligkeit und einer Gebühr in Euro oder Prozent.
Drei Texte, die deutlicher werden. Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und Letzte Mahnung sind als Standardtexte hinterlegt. Betreff, Einleitung und Abschluss kannst du durch eigene ersetzen. Das Schreiben trägt deinen Briefkopf wie die Rechnung: Logo, Farbe, Fußzeile.
Gebühr, Pauschale und Zinsen stehen im Schreiben. Die Mahngebühr der Stufe, bei Firmenkunden die Verzugspauschale von 40 € und ab Stufe 2 die Verzugszinsen mit Satz, Zeitraum und Tagen. Als eigenen Posten neben der Rechnung führt almdesk diese Beträge nicht. Ob und wie viel Mahngebühr du verlangen darfst, hängt von deinem Kunden und deinem Vertrag ab; almdesk prüft das nicht.
Nur was wirklich offen ist. Nach einer Teilzahlung steht nur der Rest im Schreiben. Für bezahlte und stornierte Rechnungen und für Bestellungen, die im Shop schon bezahlt sind, erzeugt almdesk kein Schreiben.
Pause für den Einzelfall. Hat der Kunde um Aufschub gebeten, pausierst du den Mahnfall und hältst Datum und Grund fest.
Auch per Befehl. In der Befehlszeile (⌘K, auf Windows Strg+K) tippst du „mahne Müller“ oder „mahne alle überfälligen“. almdesk zeigt dir erst, was es tun wird, und legt nach deiner Bestätigung los.
So läuft es
Die Frist läuft ab. Die Rechnung an die Müller GmbH ist überfällig. almdesk legt von selbst einen Mahnfall in Stufe 1 an. Rausgegangen ist noch nichts.
Du schaust in die Liste. Unter „Geld“ → „Mahnwesen“ stehen alle offenen Fälle mit Betrag, Tagen und Stufe. Du öffnest den Fall und liest das Schreiben, so wie der Kunde es bekäme.
Du entscheidest. „Erinnern“ schickt das Schreiben der aktuellen Stufe, „Eskalieren“ das der nächsten. Hat Herr Müller angerufen und um zwei Wochen gebeten, pausierst du den Fall.
Die Mail geht raus. Nach deiner Bestätigung verschickt almdesk das Schreiben als Mail mit PDF-Anhang, mit deinem Briefkopf. Im Verlauf des Falls stehen Stufe und Datum.
Das Geld kommt. Du trägst die Zahlung an der Rechnung ein. Für eine bezahlte Rechnung erzeugt almdesk kein Mahnschreiben mehr.
Greift ineinander
Grundtarif. Mahnfälle entstehen aus deinen Rechnungen. Briefkopf und Mailversand kommen aus deinen Einstellungen: Die Mail geht über den Mailzugang, den du dort hinterlegt hast.
Shop-Anbindung. Bestellungen, die im Shop schon bezahlt sind, bekommen einen Hinweis auf der Rechnung und werden nicht gemahnt.
Voraussetzung. Beim Kunden steht eine E-Mail-Adresse. Empfänger ist seine Rechnungs-E-Mail, sonst der Empfänger der Rechnung, bei Firmen zuletzt der Ansprechpartner mit Stern.
Preis
6 € im Monat zzgl. MwSt.
6 € im Monat oder 60 € im Jahr, jeweils zzgl. MwSt. und zusätzlich zum Grundtarif. Abwählen kannst du es jederzeit in den Einstellungen unter „Module“. Es bleibt dann bis zum Ende des Abrechnungszeitraums aktiv. In den 30 Testtagen ist das Modul dabei, wenn du es bei der Anmeldung auswählst.
Fragen und Antworten
Verschickt almdesk Mahnungen von selbst?
Nein. almdesk legt Mahnfälle an und zählt die Stufe nach deinen Fristen hoch.
Kann ich Mahngebühren und Verzugszinsen ausweisen?
Ja. Die Gebühr stellst du je Stufe in Euro oder Prozent ein, voreingestellt sind 0, 5 und 15 €. Bei Firmenkunden steht die Verzugspauschale von 40 € im Schreiben, ab Stufe 2 kommen die Verzugszinsen mit Satz, Zeitraum und Tagen dazu. Ob und wie viel Mahngebühr du verlangen darfst, hängt von deinem Kunden und deinem Vertrag ab; almdesk prüft das nicht.
Was passiert, wenn der Kunde inzwischen bezahlt hat?
Sobald die Zahlung an der Rechnung eingetragen ist, erzeugt almdesk dafür kein Mahnschreiben mehr. Die Zahlung trägst du selbst ein. Nach einer Teilzahlung steht nur der offene Rest im Schreiben.
Kann ich die Texte ändern?
Ja. Betreff, Einleitung und Abschluss kannst du durch eigene ersetzen. Deine Texte gelten dann für alle Stufen gemeinsam. Lässt du die Standardtexte stehen, wird der Ton von Stufe zu Stufe deutlicher.