Im Grundtarif
Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung
Du schreibst das Angebot, machst daraus per Klick den Auftrag und daraus die Rechnung; Positionen, Preise und Anschriften wandern mit. Das steckt im Grundtarif; Mahnungen, E-Rechnung und wiederkehrende Rechnungen buchst du als Modul dazu, wenn du sie brauchst.
Im Grundtarif dabei
Angebot, Auftrag mit Auftragsbestätigung, Rechnung, Anzahlungs- und Schlussrechnung, Proforma-Rechnung, Kleinbetragsrechnung und Storno.
Ein Klick vom Angebot zum Auftrag und vom Auftrag zur Rechnung, ohne etwas neu zu tippen.
Dein Logo, deine Farbe, deine Fußzeile und eigene Nummernkreise je Belegart.
Versand per Mail mit PDF, auf Wunsch über deinen eigenen Mailzugang.
Zahlungen und Teilzahlungen am Beleg; ausgestellte Belege sind festgeschrieben, das Original-PDF liegt mit Prüfsumme ab.
Module in diesem Bereich
Mahnwesen
Modul · 6 €/Monat zzgl. MwSt.Für überfällige Rechnungen legt almdesk von selbst Mahnfälle an und stellt das passende Schreiben bereit; verschickt wird erst, wenn du klickst.
E-Rechnung
Modul · 5 €/Monat zzgl. MwSt.Für Rechnungen an Behörden: Du lädst zu einer ausgestellten Rechnung die XRechnung als Datei herunter, mit der Leitweg-ID deines Auftraggebers.
Abos und wiederkehrende Rechnungen
Modul · 12 €/Monat zzgl. MwSt.Für alles, was du regelmäßig gleich abrechnest: Du machst aus einer Rechnung eine Serie, almdesk erzeugt die nächste zum Termin und verschickt sie auf Wunsch gleich mit.
Abos und wiederkehrende Rechnungen
Modul · 12 €/Monat zzgl. MwSt.Die Rechnung, die jeden Monat gleich ist, schreibt almdesk.
Für alles, was du regelmäßig gleich abrechnest: Du machst aus einer Rechnung eine Serie, almdesk erzeugt die nächste zum Termin und verschickt sie auf Wunsch gleich mit.
Das kann das Modul
Serie aus einer Rechnung. Du wählst eine vorhandene Rechnung als Vorlage. Kunde und Positionen kommen von dort.
Jeder Rhythmus. Alle n Tage, Wochen, Monate oder Jahre: jeden Monat, alle drei Monate, einmal im Jahr.
Start nach Wahl. Du setzt ein Startdatum. Bleibt das Feld leer, startet die Serie heute.
Die Rechnung entsteht zum Termin. Jede Nacht erzeugt almdesk von selbst die Rechnungen, die an dem Tag fällig sind.
Mit oder ohne Versand. Setzt du den Haken „Rechnung automatisch versenden“, geht die Rechnung gleich als Mail mit PDF raus und ist damit ausgestellt. Ohne Haken liegt sie als Entwurf bereit, und du schaust vorher drüber.
Pausieren, fortsetzen, sofort ausführen. Jede Serie lässt sich pausieren, wieder aufnehmen und löschen. Mit „Jetzt ausführen“ stößt du sie außer der Reihe an.
So läuft es
Einmal normal abrechnen. Du schreibst die Wartungsrechnung für die Praxis Dr. Albers wie jede andere.
Serie anlegen. Unter „Wiederkehrende Rechnungen“ wählst du „Neue Serie“, suchst die Rechnung als Basisrechnung aus und stellst Intervall und Startdatum ein.
Versand entscheiden. Haken gesetzt: almdesk verschickt. Haken weg: almdesk legt Entwürfe an, du sendest selbst.
Laufen lassen. Zum Termin entsteht die Rechnung von selbst. Macht die Praxis im August zu, pausierst du die Serie und setzt sie im September fort.
Greift ineinander
Grundtarif. Vorlage ist eine normale Rechnung, die neuen Rechnungen stehen in deiner Rechnungsliste. Verschickt wird über den Mailzugang, den du in den Einstellungen hinterlegt hast.
Voraussetzung. Damit almdesk von selbst verschicken kann, braucht der Kunde eine E-Mail-Adresse. Trag sie ein, bevor du den Haken setzt.
Gut zu wissen
Eine Serie ist Vorlage plus Rhythmus. Laufzeit, Kündigungsfrist oder Vertragsnummer führt almdesk nicht.
Ändern heißt neu anlegen. Eine Serie lässt sich nicht bearbeiten. Ändert sich der Preis, schreibst du eine neue Rechnung, legst daraus eine neue Serie an und löschst die alte. Ein Enddatum gibt es nicht, du beendest die Serie selbst.
Kein Einzug. almdesk zieht kein Geld ein. Die Zahlung trägst du an der Rechnung ein, wenn sie da ist.
Verschickt wird das PDF. Eine XRechnung geht nicht mit.
Keine Verlaufsansicht je Serie. Was eine Serie schon erzeugt hat, findest du in der Rechnungsliste.
Preis
12 € im Monat oder 120 € im Jahr, jeweils zzgl. MwSt. und zusätzlich zum Grundtarif. Abwählen kannst du es jederzeit in den Einstellungen unter „Module“. Es bleibt dann bis zum Ende des Abrechnungszeitraums aktiv. In den 30 Testtagen ist das Modul dabei, wenn du es bei der Anmeldung auswählst.
Der Agent legt den Entwurf an
Tipp per ⌘K, an wen und worüber — der Befehl legt die Rechnung als Entwurf an. Du prüfst und stellst aus.
- Rechnungs-Entwurf angelegt: Müller GmbH
- 1.000,00 € netto · Beratung
- Du prüfst und stellst aus.
Fragen und Antworten
Muss ich jede Rechnung vorher ansehen?
Das legst du je Serie fest. Mit dem Haken „Rechnung automatisch versenden“ geht sie von selbst raus. Ohne Haken legt almdesk einen Entwurf an, den du prüfst und sendest.
Wie ändere ich den Preis einer laufenden Serie?
In der Serie selbst geht das nicht. Du schreibst eine neue Rechnung mit dem neuen Preis, legst daraus eine neue Serie an und löschst die alte.
Zieht almdesk das Geld ein?
Nein. almdesk schreibt und verschickt die Rechnung. Die Zahlung trägst du ein, wenn sie auf deinem Konto ist.
Was mache ich, wenn ein Kunde aufhört?
Du löschst die Serie oder pausierst sie. Ein Enddatum lässt sich nicht hinterlegen.