Der Grundtarif ist dein Büro.

1. 01Angebot schreiben, senden und als angenommen oder abgelehnt markieren.
2. 02Auftrag anlegen; das PDF dazu heißt Auftragsbestätigung.
3. 03Aus dem Angebot wird per Klick der Auftrag, aus dem Auftrag die Rechnung. Positionen, Mengen, Einheiten, Preise, Steuersätze, Kunde und Anschriften wandern mit.
4. 04Rechnung schreiben, mit einer PDF-Vorschau, die beim Schreiben mitläuft. Ein Entwurf trägt ein Wasserzeichen.
5. 05Anzahlungsrechnung stellen; die Schlussrechnung zieht die bezahlten Anzahlungen ab, getrennt nach Steuersatz.
6. 06Proforma-Rechnung mit eigenem Nummernkreis und Kleinbetragsrechnung als eigene Belegarten.
7. 07Storno: Eine ausgestellte Rechnung stornierst du über den vollen Betrag; die Stornorechnung bekommt eine eigene Nummer.
8. 08Zahlungen eintragen, ganz oder in Teilen. Eine falsch eingetragene Zahlung löschst du wieder, der Status rechnet zurück.
9. 09Positionen mit Einheit und Rabatt, dazu Überschriften und Textzeilen; die Reihenfolge änderst du nachträglich.
10. 10Geht die Ware woanders hin, zeigt der Beleg Rechnungs- und Lieferanschrift.
11. 11Steuersätze je Position: 19 %, 7 %, 0 % und Reverse-Charge, mit Begründung der Befreiung, auch für innergemeinschaftliche Lieferung und Ausfuhr.
12. 12Beim Ausstellen meldet almdesk im Klartext, wenn Angaben fehlen, zum Beispiel Anschrift, Datum, Nummer, Leistungsdatum oder eine Position.
13. 13Dein Logo, deine Akzentfarbe, deine Fußzeile, dein Ansprechpartner und eigene Texte je Belegart, mit Vorschau. Das Layout selbst ist fest.
14. 14Nummernkreise je Belegart: Präfix, nächste Nummer, Stellenzahl und Suffix, mit Vorschau.
15. 15Zahlungsziel, Skonto-Hinweis und Bankverbindung stehen als Text auf der Rechnung.
16. 16Beleg per Mail mit PDF im Anhang verschicken.
17. 17Eigenen Mailzugang hinterlegen und testen.
18. 18E-Mail-Vorlagen bearbeiten, mit Vorschau, Testversand und Versionen.
19. 19Listen je Belegart mit Suche, Filtern und einer Kopfzeile mit Anzahl und Summe.
20. 20Mehrere Belege auf einmal versenden, als bezahlt markieren oder stornieren.
21. 21Beleg duplizieren; Hinweis für den Kunden und interne Notiz am Beleg.
22. 22Einrichtungs-Assistent für Firma, Steuer, Nummernkreise, Belegvorlage und Rollen.

1. 01Kunden als Firma oder Privatperson führen, mit USt-IdNr., Steuernummer, Kontaktdaten und interner Notiz; die Kundennummer vergibt almdesk.
2. 02Jede Kundennummer, USt-IdNr. und Steuernummer gibt es nur einmal; almdesk sperrt Dubletten.
3. 03Mehrere Adressen je Kunde (Rechnung, Lieferung, Standort) und mehrere Ansprechpartner.
4. 04Kundenseite mit offenen Rechnungen, Umsatz im laufenden Jahr, offenen Angeboten und einer Übersicht, wie lange die offenen Rechnungen schon offen sind.
5. 05Verlauf je Kunde: Belege angelegt, versendet, bezahlt.
6. 06Notizen und Aufgaben direkt am Kunden.
7. 07Kundenliste mit Suche, Filter und Sortierung.
8. 08Zahl- und Versandarten je Kunde und als Standard.
9. 09Kunden per CSV importieren: Spalten zuordnen, Vorschau ansehen, Fehlerliste durchgehen.
10. 10Markierte Kunden als CSV exportieren.
11. 11Artikel mit EAN, Beschreibung, Preis (Eingabe netto oder brutto), UVP, Einkaufspreis, Steuersatz, Bestand und Maßen; die Artikelnummer vergibt almdesk.
12. 12Varianten mit Achsen wie Größe und Farbe; jede Variante hat eigene Nummer und eigenen Preis.
13. 13Kategorien als Baum mit Bild, Hersteller mit Logo, Eigenschaften mit Werten.
14. 14Artikelbilder hochladen und sortieren; Artikel duplizieren.
15. 15Artikel, Kategorien, Hersteller und Eigenschaften per CSV importieren.
16. 16Zusatzfelder für Artikel und Kategorien.

Startseite

1. 01Tageslage: überfällige Rechnungen und Rechnungen, die in den nächsten sieben Tagen fällig werden.
2. 02Vier Kennzahlen: Umsatz der letzten 30 Tage, offene Posten, durchschnittliche Zahltage, aktive Kunden.
3. 03Umsatz je Monat im Vergleich zum Vorjahr.
4. 04„Mein Tag“ mit Terminen, Aufgaben und Schnellnotiz.

Befehlszeile

5. 05Befehlszeile mit ⌘K (auf Windows Strg+K) auf jeder Seite.
6. 06Erst der Plan, dann deine Bestätigung, dann die Ausführung. Die Befehlszeile darf nie mehr als du selbst.
7. 07Feste Befehle im Grundtarif: Rechnung und Angebot als Entwurf anlegen, Kunde und Artikel anlegen, Rechnung als bezahlt markieren, offene Posten abfragen, zwei Monate vergleichen, Monatsreport als PDF, Bestand abfragen, Archiv durchsuchen, Bestellung abrechnen.
8. 08Im selben Feld suchst du nach Rechnungen, Angeboten, Kunden und Artikeln.

Kalender

9. 09Kalender mit Tages-, Wochen- und Monatsansicht; Termine anlegen, ändern, löschen.
10. 10Mit zusätzlichen Benutzern teilst du deinen Kalender, je Person zum Ansehen oder zum Bearbeiten.

E-Mail

11. 11Bestehende Postfächer einbinden, eins oder mehrere: IMAP zum Empfangen, SMTP zum Senden.
12. 12almdesk speichert keine Mails, nur die Zugangsdaten der Postfächer, und die verschlüsselt; die Mails bleiben auf deinem Mailserver.
13. 13Die Ordner deines Postfachs im Browser: Posteingang lesen, Mails suchen, antworten, allen antworten, weiterleiten.
14. 14Anhänge empfangen und mitschicken. Was du sendest, liegt danach im Ordner „Gesendet“ deines Postfachs.
15. 15Als gelesen oder ungelesen markieren, in einen Ordner verschieben, löschen (in den Papierkorb).
16. 16Signaturen anlegen und Benutzern, Postfächern oder beidem zuordnen; beim Schreiben setzt almdesk die passende ein.
17. 17Externe Bilder in einer Mail lädt almdesk erst, wenn du klickst.
18. 18Je Postfach legst du fest, ob alle Benutzer es nutzen oder nur einzelne. Weitere Benutzer bekommst du mit dem Modul Zusätzliche Benutzer.
19. 19Das geht mit Postfächern, die IMAP und SMTP mit Passwort oder App-Passwort erlauben, wie bei den meisten Hostern. Microsoft 365, Exchange Online und andere Anbieter, die nur noch die Anmeldung über OAuth zulassen, gehen noch nicht.
20. 20Nicht dabei sind Postfächer oder Domains von almdesk selbst, das Speichern von Entwürfen, ein Abgleich von Kalender und Kontakten und Push-Benachrichtigungen aufs Handy. Spam filtert wie bisher dein Mail-Anbieter.

Aufgaben

21. 21Aufgaben mit Titel, Notiz und Fälligkeit.
22. 22Aufgaben direkt am Kunden oder am Beleg anlegen.

Notizen

23. 23Notizen am Kunden und am Beleg, dazu eine Übersicht mit Farbe, Anpinnen und Suche.
24. 24Aufgaben und Notizen sehen alle Benutzer deines Zugangs; dein Kalender bleibt persönlich, bis du ihn freigibst.

1. 01Mit dem Ausstellen ist ein Beleg festgeschrieben und lässt sich nicht mehr ändern.
2. 02Firmen-, Steuer- und Vorlagenstand werden dabei eingefroren: Änderst du später dein Logo, bleiben alte Belege, wie sie waren.
3. 03Löschen kannst du nur Entwürfe.
4. 04Korrigiert wird über die Stornorechnung mit eigener Nummer.
5. 05Das Original-PDF wird beim Ausstellen mit Prüfsumme abgelegt; die Detailansicht zeigt „Original archiviert am …“.
6. 06Das PDF lädst du an jedem Beleg herunter.
7. 07Archiv-Suche über Rechnungen, Gutschriften (Stornorechnungen), Angebote und Aufträge: nach Jahr, Quartal, „letzter Monat“, Betrag, Status, Kunde oder Freitext.
8. 08Trefferliste als CSV exportieren, mit Nummer, Datum, Kunde, Betrag und Status.
9. 09Verlauf je Kunde: welcher Beleg wann angelegt, versendet und bezahlt wurde.

1. 01Ein Benutzer ist im Grundtarif enthalten; jeder weitere ist ein Modul.
2. 02Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App und Ersatz-Codes, für jeden Benutzer, freiwillig.
3. 03Rollen mit eigenen Rechten: fünf Vorlagen (Inhaber, Admin, Buchhaltung, Mitarbeiter, Nur lesen), dazu eigene Rollen aus 37 einzelnen Rechten.
4. 04Änderst du dein Passwort, werden alle Sitzungen abgemeldet.
5. 05Sicherung auf Knopfdruck mit eigenem Schlüssel. Einen früheren Stand öffnest du als getrennte Kopie neben deinen Daten. Den Schlüssel siehst du genau einmal, heb ihn gut auf. Eine Sicherung bleibt 30 Tage erhalten.
6. 06Datenexport: In den Einstellungen unter „Datenarchivierung“ lädst du Kunden (mit Adressen, Ansprechpartnern und Steuerregeln), Artikel, Belege mit Positionen und E-Mail-Vorlagen selbst herunter, als JSON-Datei oder als ZIP. Das ZIP enthält ohne Mengengrenze auch Zahlungen, Lieferscheine und die archivierten PDFs deiner ausgestellten Belege und Lieferscheine; fehlt zu einem Beleg oder Lieferschein das archivierte PDF, steht er in einer Liste im ZIP. Nicht im Export stehen unter anderem Mahnwesen, Lager, Kasse, Bank und Benutzer. Die Trefferliste der Archiv-Suche gibt es als CSV, den Export im DATEV-Format mit dem Modul DATEV-Export.
7. 07Speicherort: Anwendung, Datenbank und Belege liegen in einem Rechenzentrum in Deutschland.